Jak zorganizować imprezę na statku – checklista krok po kroku

Jak zorganizować imprezę na statku, żeby w dniu rejsu nie gasić pożarów? Wystarczy przejść kilka etapów we właściwej kolejności: okazja i liczba gości, miasto, termin, pakiet z dodatkami, rezerwacja, lista gości i na końcu sam dzień rejsu. Każdy krok rozpisaliśmy poniżej na konkretne zadania.

Checklista sprawdzi się przy wieczorze panieńskim i kawalerskim, urodzinach, imprezie firmowej i rodzinnej uroczystości. Możecie ją przekleić do wspólnej notatki z osobami, które pomagają Wam w organizacji, i odhaczać kolejne punkty.

Jak zorganizować imprezę na statku – kroki 1–3: okazja, goście, miasto

1. Określcie okazję i budżet

Od okazji zależy cała reszta. Panieński z dekoracjami w kolorach przewodnich wygląda inaczej niż integracja zespołu z cateringiem i banerem z nazwą firmy. Od razu ustalcie też widełki budżetu na osobę – pomoże Wam w tym zestawienie ile kosztuje impreza na statku z cenami we wszystkich miastach.

2. Policzcie gości

Ceny pakietów są podane dla grup od 30 osób. Jeśli będzie Was mniej, wyślijcie zapytanie – przygotujemy indywidualną wycenę. Na tym etapie wystarczy szacunek („około 35 osób”), ale im bliżej rejsu, tym dokładniejsza liczba będzie potrzebna.

3. Wybierzcie miasto

Imprezy na statku organizujemy w 9 miastach: w Krakowie, Warszawie i Toruniu na Wiśle, we Wrocławiu i Szczecinie na Odrze, w Poznaniu na Warcie, w Bydgoszczy na Brdzie i w Gdańsku, gdzie trasę ustalamy indywidualnie. Dla Katowic statek pływa po jeziorach Pogoria w Dąbrowie Górniczej, ok. 20 km od miasta. Przy wyborze liczy się nie tylko widok, ale też dojazd dla większości gości i nocleg, jeśli ekipa przyjeżdża z daleka.

Krok 4: termin i pora rejsu

Rezerwację trzeba złożyć co najmniej 5 dni roboczych przed wydarzeniem – to minimum, a nie zalecany termin. Weekendy w sezonie letnim warto rezerwować z dużym wyprzedzeniem, bo im wcześniej się odezwiecie, tym lepszą ofertę możemy przygotować. Rejsy odbywają się w sezonie, od wiosny do jesieni.

Statek wynajmujecie na 2 godziny, a godzinę wypłynięcia dobieramy do Waszego planu:

• po południu – dobra pora na rodzinne uroczystości i imprezy ze starszymi gośćmi,
• o zachodzie słońca – najładniejsze światło do zdjęć,
• wieczorem – gdy rejs ma otworzyć dłuższą noc, np. przed kolacją lub wyjściem do klubu.

Zanim wyślecie zapytanie, sprawdźcie kalendarz kluczowych osób: panny młodej, solenizanta albo szefa działu. Jeden telefon wcześniej oszczędza późniejszego przesuwania terminu.

Krok 5: pakiet i dodatki

Pakiet wybierzcie, odpowiadając sobie na trzy pytania:

• Chcecie sami zadbać o muzykę i wystarczy Wam statek z nagłośnieniem? Wybierzcie Basic – możecie podłączyć własną playlistę.
• Zależy Wam na powitaniu z alkoholem, przekąskach, napojach i możliwości wniesienia własnych butelek? Celujcie w Star.
• Organizator też chce się bawić, zamiast pilnować muzyki i baru? VIP obejmuje DJ-a, barmana lub hostessę, opiekę Partymakera i fotorelację.

Pełne porównanie znajdziecie we wpisie o tym, jak wybrać pakiet Basic, Star lub VIP. Dodatki zaznaczcie już w zapytaniu, bo wpływają na wycenę:

• catering: ciepły, zimny albo z grilla,
• dekoracja statku i personalizowany baner, np. z imionami pary młodej lub nazwą firmy,
• fotorelacja i pamiątkowy film HD,
• pokaz barmański flair albo występ artystyczny,
• gry i zabawy integracyjne oraz opieka Partymakera.

Krok 6: rezerwacja – co wpisać w formularzu

Formularz rezerwacji imprezy na statku ma kilka pól, które warto wypełnić starannie:

1. miasto,
2. planowana data,
3. preferowana godzina rozpoczęcia (albo „do ustalenia”, jeśli jeszcze się wahacie),
4. liczba uczestników,
5. uwagi – okazja, wybrany pakiet, dodatki, pomysły i ewentualna prośba o fakturę VAT.

Na tej podstawie przygotujemy wstępną ofertę. Miejsce zaokrętowania, godzinę startu i trasę rejsu ustalamy przy rezerwacji, a wszystkie szczegóły potwierdzamy przed imprezą. Formularz najlepiej wypełnia jedna osoba – ta, która będzie później odpowiadać na pytania i zbierać ustalenia.

Krok 7: lista gości, harmonogram i dzień rejsu

Gdy termin jest potwierdzony, zostaje logistyka po stronie gości. Poniższy harmonogram to nasza propozycja – dopasujcie go do swojego kalendarza.

Kiedy	Co zrobić
Zaraz po potwierdzeniu	Wyślijcie gościom „zapisz datę”, załóżcie wspólny czat i listę obecności.
3–4 tygodnie przed	Zbierzcie potwierdzenia i wpłaty, ustalcie motyw przewodni lub dress code.
2 tygodnie przed	Dopnijcie dodatki, przygotujcie playlistę i rekwizyty do zabaw.
Tydzień przed	Zamknijcie listę gości, zaplanujcie dojazd i powrót, rozdzielcie zadania.
Dzień przed	Przypomnijcie gościom godzinę i miejsce zbiórki, sprawdźcie prognozę pogody.
Dzień rejsu	Bądźcie na miejscu wcześniej, miejcie pod ręką listę gości.

Lista gości bez chaosu

Jedna osoba prowadzi listę: imię, potwierdzenie, wpłata, uwagi (np. dieta przy cateringu). Przy wieczorze panieńskim lub kawalerskim przyda się druga osoba do kontaktu – na wypadek, gdyby główny organizator był zajęty świętowaniem.

Wiadomość do gości – co w niej zawrzeć

Na kilka dni przed imprezą wyślijcie jedną, kompletną wiadomość zamiast kilkunastu przypomnień. Powinna zawierać:

• godzinę zbiórki – z zapasem przed wypłynięciem – i miejsce zaokrętowania,
• dress code oraz informację o wygodnych butach i ciepłej warstwie na wieczór,
• plan po rejsie: kolacja, klub albo powrót do domu,
• imię osoby, do której goście mogą pisać w dniu imprezy,
• prośbę o dyskrecję, jeśli impreza ma być niespodzianką dla osoby świętowanej.

Dzień rejsu

• Przyjdźcie na miejsce zbiórki z zapasem czasu – statek ma ustaloną godzinę wypłynięcia.
• Zaplanujcie transport po rejsie, zwłaszcza jeśli kończycie wieczorem.
• Nie róbcie „rozgrzewki” z alkoholem na bulwarze – picie w miejscach publicznych jest w Polsce co do zasady zabronione.
• Na pokładzie słuchajcie poleceń załogi, nie wychylajcie się za burtę i postawcie na wygodne buty.

Co spakować i jak się ubrać, podpowiadamy w poradniku co zabrać na rejs imprezowy.

Najczęstsze pytania – jak zorganizować imprezę na statku

Z jakim wyprzedzeniem trzeba zarezerwować imprezę na statku?

Minimum to 5 dni roboczych przed wydarzeniem. Na weekend w sezonie letnim warto pisać dużo wcześniej – im szybciej wyślecie zapytanie, tym lepszą ofertę możemy przygotować.

Co wpisać w uwagach formularza rezerwacji?

Okazję, wybrany pakiet, interesujące Was dodatki (np. catering, dekoracje, fotorelację), pomysły na przebieg imprezy i informację, czy potrzebujecie faktury VAT. Im więcej szczegółów, tym trafniejsza wstępna oferta.

Czy statek można wynająć dla mniej niż 30 osób?

Tak, ale ceny pakietów są podane dla grup od 30 osób, więc dla mniejszego grona przygotowujemy indywidualną wycenę.

Czy firma może dostać fakturę za imprezę na statku?

Tak, wystawiamy faktury VAT dla firm. Informację o fakturze najlepiej dopisać już w uwagach formularza rezerwacji.

Kiedy poznamy miejsce zaokrętowania i trasę?

Miejsce zaokrętowania, godzinę startu i trasę rejsu ustalamy przy rezerwacji, a szczegóły potwierdzamy przed imprezą.

Checklista w skrócie

Okazja i budżet, liczba gości, miasto, termin, pakiet z dodatkami, formularz, lista gości i dzień rejsu – w tej kolejności organizacja idzie najsprawniej. Zacznijcie od zapytania z miastem, datą i liczbą osób, a resztę dopracujemy razem.